0317 42 17 11
Mail ons
Zaakgericht werken is een manier van werken die vooral wordt toegepast in overheidsorganisaties maar in toenemende mate ook in zorgorganisaties en onderwijsinstellingen. Een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een aanleiding en resultaat, waarvan de kwaliteit en doorlooptijd moeten worden bewaakt. Het is een dienstverlenend proces dat herhaaldelijk doorlopen wordt. Zaakgericht werken zorgt voor grip op de afhandeling en het resultaat van een vraag.
Een voorbeeld van een zaak is een vergunningaanvraag van een bedrijf of burger bij een gemeente. Dit proces wordt herhaaldelijk uitgevoerd, kent een aantal vaste stappen en is tevens een dienstverlenend proces.
Het zaaksysteem is een belangrijke component in het hart van een organisatie, maar juist de combinatie met andere systemen maakt de informatievoorziening efficiënt en compleet.
Het gebruik van geografie en geo-informatiesystemen (GIS) neemt steeds meer een centrale rol in bij de dienstverlening van organisaties naar inwoners en bedrijven. Deze ontwikkeling wordt onder andere gevoed door de aankomende Omgevingswet, maar ook door de vooruitstrevende technologische ontwikkelingen en mogelijkheden van GIS-systemen. De aandacht voor GIS groeit, zéker ook in combinatie met Zaakgericht Werken.
Meer dan 80% van de beschikbare informatie bevat een locatiecomponent. Het is eigenlijk vreemd dat binnen informatiemanagement, geo nu pas in opkomst is.
Waarom is het nog geen gewoongoed om zaken, documenten en andere (basis)informatie te koppelen de betreffende locatie?
Door het toepassen van geo-informatie is het erg goed mogelijk om gegevens samen te relateren aan objecten en percelen. Hierdoor is in één oogopslag te zien wat er speelt binnen een wijk, buurt of gemeente. Door de inzet van geo-informatie is een data-gestuurde aanpak voor handen, op basis van deze gegevens zijn analyses, presentaties (BI-gerelateerd) en visualisaties mogelijk.
De inzet van geo maakt het mogelijk om zaken, documenten, basisgegevens en andere gegevens op eenvoudige wijze bijeen te laten komen in een kaart. Door deze objectgerichte of perceelsgerichte aanpak krijgt een medewerker bijvoorbeeld snel inzicht in welke zaken er in de omgeving spelen, wat de status hiervan is en welke deelzaken, gerelateerde en vervolgzaken aan die hoofdzaak zijn gekoppeld. Dit zonder daarvoor diverse zaaklijsten en werkvoorraden door te nemen.
De meerwaarde is het inzicht dat er vaak meerdere zaken op één object (bijvoorbeeld een huisadres) lopen. Bovendien is de historie van een object op deze manier eenvoudiger terug te vinden. Daarnaast kunnen lopende zaken in de buurt worden bekeken of dat er meerdere zaken spelen over hetzelfde onderwerp.
Naast het geografisch weergeven van zaken kan op eenvoudige wijze onderliggende informatie in kaart worden gebracht. Zo is nuttige informatie vanuit basisregistraties zoals bijvoorbeeld BAG, WOZ, BGT, NHR en kadastrale gegevens in informatieve kaartlagen aan te bieden.
Een medewerker van het KCC kan zo bijvoorbeeld direct zien wat de gebruiksdoeleinden van een pand zijn, wie hiervan de eigenaar is, of de gemeentelijke belastingen op dat pand zijn voldaan, welke lopende (en historische zaken) er op het object rusten, etc.
Dit biedt een generiek overzicht van gegevens binnen één zaaksysteem. Normaliter zou dit veel zoekhandelingen vergen in andere systemen. Het toepassen van geo maakt het mogelijk bronnen te combineren en gegevens te visualiseren.
Daarbij heeft het toepassen van geo een waardevolle rol in het starten van zaken, gegevens vanuit de kaart (basisregistraties en andere gegevens) kunnen worden overgenomen in de zaakregistratie, indien vanuit een object de zaak wordt gestart.
Zeker bij de invoering van het DSO heeft dit toegevoegde waarde; het is dan niet meer nodig om de gegevens die gemeenten al in huis hebben nogmaals uit te vragen in een e-formulier. Daarbij kan het zelfs een erg waardevolle oplossing zijn in het kader van de Digitale Agenda 2020; daarin dient de overheid een faciliterende rol in te nemen en de dienstverlening geheel digitaal aan te bieden. Door een geo-platform aan aanvragers (burgers en bedrijven) aan te bieden, is het mogelijk data gestuurd te gaan werken en tegelijkertijd een grote digitaliseringsslag te maken.
Gegevens vanuit basisregistraties, APV’s, bestemmingsplannen en omgevingsvergunningen zijn allen van invloed op het verstrekken van een mogelijke vergunning. Geo maakt het mogelijk om (bijvoorbeeld door een prik op de kaart of het intekenen van een gebied) een analyse uit te voeren op meerdere informatiebronnen. Hiermee wordt het mogelijk om realtime adviezen te verstrekken aan aanvragers van vergunningen.
Bij een positief advies kan de uitgevoerde analyse onderdeel worden van de zaakaanvraag. Een dergelijke aanpak kan worden toegepast bij een bouwvergunning, een evenementenvergunning, maar ook bij tal van andere aanvragen.
Het benutten van de geo component heeft dus meerdere voordelen. In de eerste plaats biedt het de mogelijkheid tot geografisch bevragen en filteren van informatie. In de dagelijkse praktijk is ‘locatie’ in veel gevallen een logisch vertrekpunt bij het raadplegen van informatie. Door de sterke toename van de hoeveelheid dynamische informatie, zal het filteren hiervan op basis van locatie de komende jaren steeds belangrijker worden.
Daarnaast levert het in kaart brengen van informatie meer inzicht op, doordat een kaartweergave verbanden laat zien die in puur administratieve (zaak)systemen niet zichtbaar zijn. Hierdoor komen verschillen of juist overeenkomsten – bijvoorbeeld tussen buurten of wijken – duidelijker aan het licht.
Vooral bij het ontwikkelen en onderbouwen van gemeentelijk beleid kan dit een grote meerwaarde zijn. Uiteraard geldt hierbij wel dat het van belang is de juiste verbanden te leggen. Hiervoor is inhoudelijke kennis nodig, in combinatie met geo expertise. Alleen het koppelen van geo aan zaaksystemen is dus niet voldoende, er zal ook voldoende aandacht moeten worden besteed aan het vaststellen van de gewenste data combinaties.
De gekozen presentatievorm is daarnaast bepalend voor de bruikbaarheid van geografische informatie. Het slim gebruik van kleuren, stijlen en iconen kan een wereld van verschil maken in hoe leesbaar een kaart is en welke verbanden hieruit naar voren komen.
Onze conclusie is dat er binnen het domein van zaakgericht werken veel kansen liggen voor het nuttig inzetten van geo. Dit begint met het denken in objecten waarop meerdere zaken van toepassing kunnen zijn. Daarnaast vormt geo wat ons betreft een logisch startpunt bij het data gestuurd werken, passend binnen de beginselen van de Common Ground en de Digitale Agenda 2020.
Een bestaand zaaksysteem met geosoftware uitbreiden is een interessant perspectief. Nieuwland kan leveranciers van zaaksystemen ondersteunen in het toepassen van geo/object gericht werken binnen hun applicaties.
Dit blog is op verzoek van KBenP geschreven i.s.m. Mapgear en gepubliceerd op Zaaksystemeninbeeld.nl
Neem voor meer informatie contact op met Maarten van der Hoek
