Kennisoverdracht bij een nieuwe regeling

Hoe introduceer je een nieuwe regeling en hoe zorg je dat 140 medewerkers goed op de hoogte zijn van de werking van deze regeling?

Amsterdam kent ‘voortdurende’ en ‘eeuwigdurende’ erfpacht.
Bij voortdurende erfpacht wordt de vaste vergoeding (canon) iedere 50 jaar opnieuw bepaald op basis van de actuele erfpachtgrondwaarde. De gemeente wil nu echter dat erfpachters zekerheid krijgen over de hoogte van de canon of afkoopsom die moet worden betaald.

Met de deelname aan eeuwigdurende erfpacht voor woningen wordt een vaste vergoeding (canon) bepaald, die altijd blijft gelden. Dit bedrag wordt alleen jaarlijks aangepast aan de inflatie.

Overstappen is vrijwillig. Iedere erfpachter (met de bestemming wonen) mag zelf bepalen of hij ervoor kiest om over te stappen naar eeuwigdurende erfpacht. De overgangsperiode is per 1 oktober 2017 van start gegaan. Hierin kunnen erfpachters zelf bepalen wanneer ze overstappen naar het nieuwe systeem van erfpachtberekening.

Ambtelijke voorbereiding

Ongeveer 140 medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben zich op deze nieuwe situatie voorbereid. Zij hebben een cursus moeten volgen om kennis te hebben van de feiten en procedures rond deze overstapregeling. De doelgroep voor de cursus bestond uit deelnemers met verschillende opleidingsniveaus (van MBO tot WO). De deelnemers hebben verschillende rollen binnen de organisatie.

Uit praktische overwegingen heeft de gemeente ervoor gekozen om deze kennisoverdracht in de vorm van e-learning aan te bieden. Jeroen van der Ploeg, Teamleider Erfpacht en Uitgifte, vertelt over de beweegredenen in onderstaand interview.

E-learning voor kennisoverdracht

Waarom hebben jullie gekozen voor e-learning voor deze kennisoverdracht?

“Dit had te maken met tijdsdruk en we wilden een keer iets anders proberen dan ‘old-school’ een presentatie geven met een werkinstructie. E-learning is op alle momenten even te raadplegen (als je bv weer even wil kijken ‘hoe is het ook alweer’). Ook nieuwe collega’s kunnen de e-learning later nog volgen. Ervaren collega’s hoeven dan niet te worden belast.”

Zijn jullie doelstellingen met betrekking tot deze kennisoverdracht bereikt?

“E-learning heeft beslist aan onze verwachtingen voldaan. De gebruikers zijn heel positief. Je merkt ook dat bijna iedereen het heel serieus oppakt. Dit betekent dat iedereen de stukken goed leest. Dat hoor ik ook terug. Collega’s willen niet voor elkaar onderdoen en een ruime voldoende scoren in de testjes die over de aangeboden kennis wordt afgenomen.”

Hebben jullie nieuwe inzichten gekregen met de e-learningmiddelen die zijn ingezet (denk aan inzage resultaten, rapportage, monitoring van de voortgang van de deelnemers, certificaten leveren na afronding etc.)?

“Zeker. De rapportage is heel prettig en een mooie stok achter de deur. Het uitdelen van certificaten en het in het vooruitzicht stellen van een cadeautje helpt echt en stimuleert collega’s om de e-learning te gaan volgen.”

Hebben jullie nog bijzondere / leerzame reacties gekregen over e-learning van de gebruikers?

“Collega’s vonden het fijn om in kleinere stapjes te leren (niet een uur achter elkaar). Collega’s vonden het ook een prettige manier om kennis tot zich te nemen en dat het kennisniveau ook wordt getoetst.”

Verwachten jullie e-learning vaker te gaan inzetten voor andere projecten?

“Dat is wel de bedoeling. Wij (‘de bouwers’ maar ook de gebruikers) zijn heel enthousiast. We gaan daar nog eens goed voor zitten om te bekijken welke producten daarvoor in aanmerking komen.”

Zouden jullie behoefte hebben aan meer accountbeheer? (bijv. zelf accounts kunnen aanmaken, rechten toekennen) of leggen jullie dit het liefst bij de e-learning organisatie?

“Het is prettig dat de e-learning organisatie dit doet (ontzorgt). De afstemming hierover ging prima. Als het niet te ingewikkeld is zouden we het ook zelf kunnen doen volgens mij.”

Waarom hebben jullie gekozen voor Nieuwland en niet voor de andere partij?

“Dit had te maken met gevoel, presentatie tijdens het gesprek (waar vertrouwen uit sprak) en uiteraard ook prijsvorming. “

Wat vonden jullie van de samenwerking met Nieuwland?

“Die was uitstekend. Er is gedaan wat is beloofd. En meer dan dat. Altijd bereikbaar, niets leek te veel. Goed meegedacht wat wel/niet kon.”

“Het opzetten van de E-learning was een mooie samenwerking met Peter en Wim van Nieuwland. Ze dachten telkens mee, aanpassingen werden snel verwerkt en ook waren ze na afloop bereikbaar voor vragen. De E-learning is een goede manier om een grote groep mensen te informeren op een door hen zelf gekozen moment. Wij hebben nu voor het eerst met een E-learning gewerkt en dit beviel zo goed, dat het niet onwaarschijnlijk is dat we hier vaker mee gaan werken.”

Joric, Fouzia en Seline: erfpachtbeheerders

Nieuwland is een ervaren specialist in het overdragen van kennis, zowel met e-learning, klassikaal als blended learning. We hebben veel ervaring in het opzetten van online (maatwerk) cursussen voor diverse klanten. Nieuwland Geo-informatie biedt verschillende online GIS-cursussen aan.

Zie: E-learning bij Nieuwland